Departemen Purchasing pada PT. Macan Jaya
kami akan membahas mengenai proses bisnis procurement, apa fungsinya, bagaimana standar alurnya di pabrik-pabrik besar, tugas dan wewenangnya, serta apa saja masalah yang harus diperhatikan oleh para pelaku fungsi procurement ini di pabrik PT. Macan Jaya
Procurement yang dalam bahasa Indonesia kita kenal sebagai pengadaan, adalah salah satu proses bisnis dasar dalam manufaktur yang di Indonesia lebih sering kita kenal dengan departemen purchasing. Seperti namanya, fungsi utama dari procurement ini adalah pada pengadaan barang. Tentu saja, dalam fungsi idealnya, tugas utama dari divisi purchasing/procurement adalah membeli barang atau item.
Jadi, tugas departemen purchasing adalah sebatas membeli barang/jasa. Apa saja elemen yang perlu diperhatikan dalam membeli barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan? Yang utama tentu saja vendor yang dipilih. Seperti kita ketahui bersama, vendor adalah istilah yang lazim digunakan dalam berbagai perbincangan mengenai bisnis.Vendor dibutuhkan perusahaan saat akan mencari barang-barang yang tidak diproduksi pabrik, dan dibutuhkan untuk melakukan proses produksi. Sekali lagi, barang yang dibeli dari vendor bisa berupa bahan baku, bahan penolong, sparepart, dan bahkan barang setengah jadi.
Memilih Vendor.
Berikut adalah faktor-faktor yang ada ketika pelaku purchasing yang ada pada PT. Macan Jaya Dalam memilih vendor :
1. Harga yang ditawarkan vendor.
Tentu saja, dalam prinsip ekonomi, purchasing harus memikirkan berapa harga yang ditawarkan oleh vendor. Untuk mengetahui ini, purchaser harus berpedoman pada vendor quotation resmi yang diberikan oleh pihak vendor.
Selain melihat pada harga yang ditawarkan, purchaser juga harus melihat, berapa TOP (Term Of Payment) yang diberikan oleh vendor. Hal ini terkait dengan cashflow yang juga merupakan faktor penting dalam menjalankan usaha manufacture.
2. Kualitas barang yang dimiliki vendor.
Selain harga, poin kedua yang dilihat oleh purchaser PT. Macan Jaya adalah kualitas yang dimiliki oleh vendor. Divisi purchasing memiliki track record terhadap Finish Good sebuah vendor sebagai pertimbangan akan menggunakan jasa vendor di masa depan lagi atau tidak.
Terutama sekali dalam kasus pembelian bahan baku (raw material) kualitas barang yang diberikan vendor sangat menentukan kualitas barang jadi PT. Macan Jaya setelah proses produksi nantinya.
3. Waktu pemenuhan kebutuhan dari vendor.
Mengingat bahwa proses produksi selalu berkejaran dengan waktu. Purchasing diharapkan dapat memberikan kebutuhan barang, entah itu spare part, bahan baku, ataupun yang lainnya dalam waktu yang cepat. Untuk itu, track record pengiriman vendor juga menjadi salah satu pertimbangan penting purchaser di PT. Macan Jaya.
Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP yaitu proses Procurement atau Pengadaan pada PT. Macan jaya. Proses pengadaan lengkap meliputi proses seperti berikut ini:
1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO.
2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer) maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem.
4. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P (pengakuan hutang) ke dalam sistem.
5. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor. Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer.
6. Retur, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada pihak Supplier/Vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment dilakukan.
Kalau ditinjau secara detil proses diatas, bisa dilihat bahwa ada banyak proses persetujuan (baca workflow) yang dibutuhkan sebelum transaksi terjadi dan bisa dicatat. Berikut ini adalah workflow yang terjadi dalam proses Procurement PT. Macan Jaya:
1.Purchase Requisition, yaitu workflow untuk persetujuan pembelian. Persetujuan dalam PR meliputi nilai barang yang akan dibeli (jumlah dan harga), spesifikasi barang yang akan dibeli, pengaturan cash flow (kapan barang dibeli), pengontrolan terhadap budget.
2.Purchase Order, yaitu workflow untuk penerbitan PO. Persetujuan dalam PO meliputi pemilihan Supplier/Vendor (bidding), pengecekan term dalam PO seperti jangka waktu pembayaran, perpajakan, pengiriman.
3.Good Receipt/Service Receipt, yaitu workflow untuk persetujuan penerimaan barang atau pengakuan penerimaan barang. Persetujuan dalam GR/SR adalah meliputi kesesuaian spesifikasi barang/jasa oleh pihak pemohon, pengecekan fisik barang oleh bagian Store/Warehouse.
4.Pembayaran A/P, yaitu persetujuan pembayaran Invoice. Persetujuan dalam Pembayaran A/P meliputi persetujuan kelengkapan dokumen (PO, GR/SR, Invoice), persetujuan pembayaran meliputi kesesuaian term, tanggal pembayaran (pengaturan cash flow).
